建設(shè)工程公司的法務(wù)官，對合同檔案管理應(yīng)當(dāng)收集哪些資料？

心友亞潔

建設(shè)工程公司的法務(wù)官，對合同檔案管理應(yīng)當(dāng)收集哪些資料？

有人說公司法務(wù)，一半是商人，一半是律師。大公司的CLO對社會(huì)律師頤指氣使，大牌律師對公司法務(wù)耀武揚(yáng)威，都是輕浮不可取的。
個(gè)人認(rèn)為，做好公司的法務(wù)，首先還是要從日常的合同管理做起。
在此，首席法務(wù)員從合同的檔案管理角度，將建筑工程公司日常需要收集整理的合同材料進(jìn)行了歸類，同業(yè)共享。日積月累，未雨籌謀。
建設(shè)工程施工合同糾紛需收集的目錄清單
在處理建設(shè)工程施工合同糾紛時(shí)，需要收集的目錄清單主要包括以下內(nèi)容：
1. 合同文件：包括建設(shè)工程施工合同、補(bǔ)充合同、協(xié)議書等相關(guān)文件，以及招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。這些文件應(yīng)能證明雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及合同的有效性和履行情況。
2. 施工記錄：包括施工日志、進(jìn)度記錄、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算清單等相關(guān)文件。這些文件能證明施工過程中的實(shí)際情況，如工期延誤、質(zhì)量問題等。
3. 工程照片和視頻：能證明施工過程中的實(shí)際情況，包括未完成的工作、已完成的工作等。
4. 質(zhì)量檢測報(bào)告：包括材料檢測報(bào)告、質(zhì)量檢測報(bào)告等相關(guān)文件，能證明施工質(zhì)量和材料質(zhì)量是否符合要求。
5. 財(cái)務(wù)文件：包括工程款支付記錄、發(fā)票、收據(jù)等相關(guān)文件，能證明工程款項(xiàng)的流向和支付情況。
6. 通訊記錄：包括郵件、短信、電話記錄等相關(guān)文件，能證明雙方之間的溝通和協(xié)商情況。
7. 證人證言：包括工人、監(jiān)理人員等相關(guān)人員的證言，能證明施工過程中的實(shí)際情況和問題。
8. 鑒定報(bào)告：如需要，可以委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程質(zhì)量鑒定，并取得鑒定報(bào)告。
以上是處理建設(shè)工程施工合同糾紛時(shí)需要收集的目錄清單，具體內(nèi)容可能因?qū)嶋H情況而有所不同。首席法務(wù)員將其分為二類。
一、證明建設(shè)工程施工合同 關(guān)系成立的證據(jù)清單
二、證明建設(shè)工程施工合同履行情況的證據(jù)清單
證明合同關(guān)系成立的文檔包含以下材料：
1、招標(biāo)文件
關(guān)于招標(biāo)文件，對招標(biāo)圖紙、招標(biāo)補(bǔ)充文件、答疑文件，招標(biāo)過程中的甲方通知，承包前發(fā)包人提供的參考資料和現(xiàn)場資料、現(xiàn)場勘探記錄等都需整理，不得遺漏。
2、投標(biāo)及其附件
包括投標(biāo)承諾書、投標(biāo)預(yù)算、工程報(bào)價(jià)單、施工組織設(shè)計(jì)。
3、中標(biāo)通知書、中標(biāo)預(yù)算書、中標(biāo)施工組織設(shè)計(jì)、中標(biāo)承諾書
4、建設(shè)工程施工合同、補(bǔ)充合同與合同備案表
備案過的合同或補(bǔ)充條款具有較高的證明效力，可用來判斷“陰陽合同”。
5、分包合同
分包合同包含承包人直接分包的合同和指定分包合同。

6、施工所需的證件、批件
施工所需的證件、批件包括土地規(guī)劃手續(xù)、臨時(shí)占地用地證明手續(xù)。在確定土地使用權(quán)時(shí)下列證很重要：土地的使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證和臨時(shí)用地占地證明。
7、施工圖紙、設(shè)計(jì)交底等
施工圖紙、設(shè)計(jì)交底、測繪資料，圖紙會(huì)審記錄、發(fā)包人提供的水文、地質(zhì)、地下管網(wǎng)資料、坐標(biāo)控制點(diǎn)資料等，都是做工程造價(jià)的重要依據(jù)。
8、工程進(jìn)度款、總進(jìn)度計(jì)劃及詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃
工程進(jìn)度款、總進(jìn)度計(jì)劃及詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃，包括網(wǎng)絡(luò)圖橫道圖、承包人的年季月施工計(jì)劃、施工方案、施工組織設(shè)計(jì)及工程師批準(zhǔn)的任何文件，收集上述文件，可解決工期問題。
9、具有相關(guān)資質(zhì)證據(jù)
如相關(guān)建筑施工資質(zhì)、勞務(wù)資質(zhì)情況。
10、洽商變更單、增減工程量的補(bǔ)充合同或備忘錄、現(xiàn)場工程簽證單等
11、掛靠和被掛靠之間的內(nèi)部合同
12、建設(shè)工程施工合同中分包、轉(zhuǎn)包合同
13、開工令、工程師簽發(fā)的開工通知書、開工報(bào)告
14、招標(biāo)前雙方簽訂的合同，單方出具的承諾書
雖然招標(biāo)前簽訂的合同，嚴(yán)格來說是無效的，但收集下來，有兩個(gè)優(yōu)勢：第一，如果代表發(fā)包人，對承包商有一定威懾作用；第二，對成規(guī)模的發(fā)包商、大發(fā)包商同樣具有威懾力。若能夠證明發(fā)包人和承包人雙方在招投標(biāo)過程中存在串標(biāo)行為，則符合《招投標(biāo)法》中中標(biāo)無效的情形。
證明合同實(shí)際履行的文檔包含以下資料：
15.發(fā)包人的指令書、確認(rèn)書
發(fā)包人的指令書、確認(rèn)書，包括工程量的核實(shí)確認(rèn)單、監(jiān)理通知、承包人的要求請求、工程聯(lián)系單、通知書。既會(huì)影響工期，也會(huì)影響價(jià)款和質(zhì)量，利于進(jìn)行下一步工作。
16.往來函件、對方的簽收記錄等
17、當(dāng)事人對工程量、工程質(zhì)量共同確認(rèn)的證據(jù)
如工程簽證、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證、質(zhì)檢報(bào)告等。
18、會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要包括專題會(huì)議紀(jì)要和監(jiān)理紀(jì)要等幾大會(huì)議。
19.監(jiān)理預(yù)報(bào)
監(jiān)理預(yù)報(bào)中有關(guān)于工程進(jìn)度、質(zhì)量、審價(jià)詳細(xì)情況的描述與工料機(jī)的統(tǒng)計(jì)。
20、承包人的工程備忘錄、施工日志、隱蔽工程記錄
工程的備忘錄和施工日志，在實(shí)際工程糾紛過程中，可直接提交給鑒定單位或者仲裁庭法庭作為證據(jù)使用。
21、承包人超越建設(shè)工程施工合同資質(zhì)范圍登記的證據(jù)
22、建設(shè)工程中的建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備不符合國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的證據(jù)
23、工程照片及攝像資料
利于工期索賠的還原證物。
24、工程預(yù)付款、材料設(shè)備款、工程進(jìn)度款等
包括工程預(yù)付款，材料設(shè)備款，工程進(jìn)度款，簽證款，結(jié)算款，工程保修款，申報(bào)表，監(jiān)理和發(fā)包人簽收記錄及發(fā)包人批復(fù)文件。
25、氣象報(bào)告和資料
對應(yīng)極端天氣造成的工期的延誤和承包商費(fèi)用的增加情況。
26、工程款的支付明細(xì)及憑證
27、建設(shè)工程施工合同當(dāng)事人之間關(guān)于墊資以及墊資約定情況的證據(jù)
28、甲供設(shè)備材料清單
甲供的設(shè)備材料和清單是發(fā)包人提供的，發(fā)包人若沒有及時(shí)提供設(shè)備和材料，導(dǎo)致工期拖延，可依此提起訴訟。
29、發(fā)包人、承包人的設(shè)備材料供應(yīng)清單等
30、暫估價(jià)設(shè)備、材料價(jià)格、發(fā)包人確認(rèn)單
31、月工料機(jī)動(dòng)態(tài)表、能夠確定支出人工費(fèi)等
月工料機(jī)動(dòng)態(tài)表，能夠確定支出人工費(fèi)，材料費(fèi)，機(jī)械費(fèi)，現(xiàn)場管理費(fèi)，總部管理費(fèi)，利息利潤的資料（如工資單、訂貨單、采購單、認(rèn)價(jià)單、合同、發(fā)票、造價(jià)處公布的信息價(jià)）。
32、施工單位隱蔽工程、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收申請文件
33、隱蔽工程驗(yàn)收單與驗(yàn)收機(jī)構(gòu)、監(jiān)理工程質(zhì)量評估報(bào)告等
隱蔽工程驗(yàn)收單與驗(yàn)收機(jī)構(gòu)，監(jiān)理工程質(zhì)量評估報(bào)告，包括但不限于分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。
34、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告，工程質(zhì)量使用書、時(shí)間注冊表
35、各部門分別出具的驗(yàn)收證和文件
規(guī)劃、公安、消防、環(huán)保、安全監(jiān)督、人防、衛(wèi)生等部門分別出具的驗(yàn)收證和文件。
36、其他各項(xiàng)檢查驗(yàn)收報(bào)告和技術(shù)鑒定報(bào)告
37、建設(shè)單位編制的單位工程竣工驗(yàn)收報(bào)告
38、承包人已經(jīng)提交竣工驗(yàn)收報(bào)告，發(fā)包人拖延驗(yàn)收的證據(jù)
39、承包人已經(jīng)提交竣工驗(yàn)收報(bào)告，發(fā)包人擅自使用的證據(jù)
40、竣工驗(yàn)收資料、竣工圖
41、工程預(yù)、決算報(bào)告、工程結(jié)算資料
工程結(jié)算資料往往是工程竣工書、工程竣工圖等。
42、工程保修合同、保修單
工程竣工后會(huì)集中簽一個(gè)保修合同，約定質(zhì)量期限的保證期，在質(zhì)量期限的保證期內(nèi)，承包人應(yīng)無償修復(fù)。
43、因工程質(zhì)量問題，承包人拒絕修理、返工或者改建的證據(jù)
44、因?yàn)榘l(fā)包人原因?qū)е陆ㄔO(shè)工程質(zhì)量不符合約定的證據(jù)情況
包括但不限于：發(fā)包人提供建筑材料、建筑構(gòu)配件不符合國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的證據(jù)、發(fā)包人提供的設(shè)計(jì)缺陷證據(jù)、發(fā)包人指定分包人的相關(guān)證據(jù)；
45、合同當(dāng)事人之間關(guān)于質(zhì)保金約定情況證據(jù)、履行情況的證據(jù)

46、工程造價(jià)鑒定報(bào)告、工程造價(jià)結(jié)算協(xié)議、工程造價(jià)咨詢報(bào)告書、以及合同當(dāng)事人之間關(guān)于計(jì)價(jià)基礎(chǔ)計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的適用證據(jù)
三、其他有關(guān)合同的文檔資料
47、法律法規(guī)及政府文件
48、與建設(shè)工程案件有關(guān)的其他資料
在建設(shè)工程案件中，除了主要的合同、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙等文件外，還有一些其他資料也非常重要。這些資料可以幫助你更好地了解建設(shè)工程公司的背景、實(shí)力和信譽(yù)，從而更好地評估其履約能力和風(fēng)險(xiǎn)。以下是與建設(shè)工程案件有關(guān)的其他資料：
（1）建設(shè)工程公司的營業(yè)執(zhí)照：營業(yè)執(zhí)照是公司合法經(jīng)營的必要證明文件，上面包含了公司的基本信息，如公司名稱、注冊地點(diǎn)、注冊資本、經(jīng)營范圍等。需要注意的是，營業(yè)執(zhí)照的有效期和年檢情況也需要關(guān)注，如果已經(jīng)過期或未進(jìn)行年檢，可能會(huì)影響公司的正常經(jīng)營。
（2）建設(shè)工程公司的資質(zhì)證書：建筑業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照其擁有的注冊資本、凈資產(chǎn)、專業(yè)技術(shù)人員、技術(shù)裝備和已完成的建筑工程業(yè)績等資質(zhì)條件申請資質(zhì)，經(jīng)審查合格，取得相應(yīng)等級的資質(zhì)證書后，方可在其資質(zhì)等級許可的范圍內(nèi)從事建筑活動(dòng)。因此，了解建設(shè)工程公司的資質(zhì)證書是評估其施工能力和技術(shù)水平的重要依據(jù)。
（3）授權(quán)委托書：在建設(shè)工程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)公司或個(gè)人授權(quán)委托他人代為簽署合同、辦理相關(guān)手續(xù)等情況。在這種情況下，授權(quán)委托書就是必要的文件之一。授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)明確授權(quán)范圍、期限和被授權(quán)人的身份信息等，以免出現(xiàn)糾紛時(shí)難以分辨責(zé)任。
（4）相關(guān)人員身份證明和職務(wù)證明：在建設(shè)工程中，參與項(xiàng)目的人員眾多，包括項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)員、安全員等。為了確保人員身份的真實(shí)性和合法性，需要提供相關(guān)人員的身份證明和職務(wù)證明。
（5）其他資料：除了上述資料外，還可能包括建設(shè)工程公司的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等文件。此外，根據(jù)具體情況，可能還需要提供建設(shè)工程公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)資料。
首席法務(wù)員友情提醒：
需要注意的是，在收集和整理這些資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循合法、真實(shí)、有效的原則。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)妥善保管這些資料，以免出現(xiàn)丟失或損壞的情況。如果需要使用這些資料，應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保使用的合法性和規(guī)范性。其二是要整理成冊，裝訂入檔，明確專人管理。

心友亞潔

首席法務(wù)員

心友亞潔